Digitale duurzaamheid

Het feit dat de overheid niet alleen op papier, maar ook digitaal moet gaan bewaren, dringt bij steeds meer organisaties door. Digitaal duurzaam werken is het credo. Dit staat voor het zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten en bestanden dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn.

Onder digitale duurzaamheid wordt verstaan het bewaren en beheren van digitale informatie in ruime zin. Dat wil zeggen vanaf het moment van creatie tot zo lang als het nodig is. In de praktijk blijkt dit echter vaak te worden geïnterpreteerd als het voor de lange termijn bewaren. Om onderscheid te maken tussen beheer en lange termijn bewaring wordt het eerste aangeduid met 'records management' en het laatste met 'preservation'.

Digitaal duurzaam beheren is geen kwestie van alleen techniek. Overheidsorganisaties moeten (voorzover zij dat nog niet doen) het probleem van digitale duurzaamheid onderkennen en bereid zijn hier iets aan te doen. Dat betekent budget an aandacht vrijmaken; beleid, regels en procedures formuleren en uitvoeren; (technische) hulpmiddelen aanschaffen en implementeren; medewerkers opleiden en instrueren. Ook de individuele medewerkers moeten de noodzaak van beleid, regels en procedures onderkennen en bereid zijn deze na te leven. Dat zal alleen het geval zijn, als deze h enn iet of nauwelijks hinderen bij de uitvoering van hun normale werk en als de ondersteunende technische hulpmiddelen het hen gemakkelijk maken.

U vindt informatie over de volgende thema's op het gebied van digitale duurzaamheid in de kennisbank: records management (algemeen, metadata), integrale kwaliteitszorg, preservation (bewaarstrategieën, bestandsformaten, opslagmedia, digitale depots), informatie objecten, scanning/digitalisering. Het bevat overigens geen uitputtend overzicht, maar alleen de meest relevante normen/standaarden, instrumenten/hulpmiddelen en innovatieve projecten. Ook zijn enige verwijzingen opgenomen naar websites die als centrale informatiepunten kunnen worden beschouwd en naar listservs waar actuele discussies rond de genoemde thema's spelen.

Heeft u informatie die relevant is voor dit thema? Laat het ons weten via het reactieformulier. Alvast hartelijk dank.